Vi får ingen andra chans att ge ett gott första intryck. Väntrummet är den plats där flertalet patienter tillbringar första tiden av sjukvårdsbesöket. Det gör det extra viktigt att skapa en väntrumsmiljö som förmedlar ett tryggt och förtroendeingivande intryck av Landstinget Kronoberg.
Väntrummen har stor genomströmning av besökare, vilket gör dem till ett intressant informationsforum för landstinget men även för en mängd andra aktörer. Dessa riktlinjer är avsedda som ett stöd för att undvika röriga väntrumsmiljöer med gamla slitna veckotidningar, inaktuella broschyrer och affischer, som ger ett ofördelaktigt intryck av landstinget. Riktlinjerna inkluderar även andra lokaler, hallar och passager i landstinget där allmänheten har tillträde.
God medicinsk kvalitet och omsorg om patienten börjar redan i väntrummet. Riktlinjerna är en vägledning för varje chef som ytterst ansvarar för väntrummets utformning och att berörda medarbetare känner till riktlinjerna. Basutbudet av information ska finnas i alla väntrum. Frågor besvaras av landstingets informationsavdelning.
Informationsmaterial i väntrummen
Landstinget Kronoberg är inte allmän plats, där alla har rätt att informera. Informationsmaterial som presenteras i väntrummen ska vara framtagna eller sanktionerade av Landstinget Kronoberg. Information från andra aktörer än landstinget är endast tillåten i begränsad omfattning. Väntrum, entréhallar, anslagstavlor och korridorer ska, så långt det är möjligt, hållas fria från ovidkommande information. Även information som synes vara harmlös, bör ifrågasättas eftersom den kan uppfattas som godkänd eller rekommenderad av landstinget.
Basutbud av information
Ett basutbud av information finns att beställa på interna webben (snabbval: beställa och boka> trycksaker). Basutbudet innehåller grundläggande patientinformation och anses viktig för alla patientgrupper. Informationspaketet ska finnas tillgängligt i landstingets samtliga väntrum.
Basutbudet (endast åtkomst internt)Folktandvårdens basutbud
Basutbudet revideras av informationsavdelningen efter hand. Materialet går också att ladda ner på andra språk. Det är personalens ansvar att erbjuda patienter information i alternativa format vid behov (t.ex. som inläst, teckenspråk, lättläst eller på sitt hemspråk).
Klinikbunden information
Basutbudet kan kompletteras med information om den egna verksamheten eller med information som har en specifik koppling till verksamheten. För att kunna ta fram klinikbundet informationsmaterial på ett enkelt och professionellt sätt, finns mallar att hämta på webben. Det är också viktigt att materialet följer landstingets grafiska profil.
Framtagen information om behandlingar eller sjukdomar behöver oftast kompletteras med muntlig information. Därför bör den typen av broschyrer inte ligga i väntrummen, utan istället lämnas ut av vårdpersonal i samband med patientbesöket.
Tidningar
Dagstidningar och veckotidningar är ett trevligt inslag för den som tillbringar en stund i väntrummet, förutsatt att tidningarna är aktuella och fräscha. Gamla och slitna tidningar bör därför rensas ut fortlöpande.
Landstingets hushållstidning "Det goda livets magasin" levereras för placering i alla väntrum.
Det finns företag som specialiserat sig på att tillhandahålla prenumerationspaket innehållande olika veckotidningar/månadsmagasin. Detta är att föredra framför att personalen tar med sig egna tidningar hemifrån, vilka ofta är inaktuella när de hamnar i väntrummen.
Tips på företag som erbjuder prenumerationspaket på tidningar: www.medieutveckling.se
Affischer
För många budskap begränsar informationens effekt. Därför bör endast de anslag som anses vara absolut nödvändiga sättas upp. Anslagen bör ha en tydlig koppling till landstinget och mottagningen. Likaså ska inaktuella anslag alltid tas ner, oavsett av vem de satts upp!
Anslagstavla ska finnas i anslutning till alla väntrum. Affischer och anslag bör endast placeras på dessa eller i uppsatt inramningslist. Affischer som avses för väntrumsmiljöer bör inte utformas i större format än A3.
Patientpärm
Information om service är tillåten i en särskilt avsedd pärm som beställs hos informationsfunktionen. Pärmen är försedd med kontaktinformation till de patient- och handikapporganisationer i länet som landstinget samarbetar med. Annan information från patient- och handikapporganisationer bör inte finnas i väntrummen.
Därutöver är tanken att varje mottagning själva kan placera serviceinformation i pärmen såsom t.ex. upplysningar om apoteket, sjukhusrestaurangen, kafeterian, sjukhuskyrkan, frisören, biblioteket, kiosken, taxi, buss- och tågtider. Det är även möjligt att komplettera pärmen med viss mottagningsspecifik information.
Intern information
Information som riktar sig till personalen ska inte finnas uppsatt i lokaler eller korridorer där patienter och anhöriga vistas. Personalutrymmen och matsalar som i huvudsak används av anställda kan istället vara lämpliga platser för sådan information.
Utställningar
Landstinget Kronobergs lokaler får användas för tidsbegränsade utställningar, förutsatt att de är godkända av ansvarig chef eller landstingets informationsavdelning. Kraven på den information som presenteras är de samma som för annan skriftlig information.
TV, informationsskärmar och patientdatorer
Innan TV, informationsskärm eller patientdator placeras i ett väntrum är det viktigt att fundera över patientnyttan. Dels då de kan upplevas som störande för en del patienter. Dels då de drar uppmärksamhet ifrån landstingets och mottagningens egna budskap.
Företag erbjuder ibland gratis TV- och informationsskärmar mot att deras information visas. Detta är inte tillåtet. Endast ”vanliga” TV-program, filmer eller information producerad av Landstinget Kronoberg eller samarbetspartners, t.ex. 1177, är tillåtet.
Patientdatorer i väntrummen ska ge människor större möjlighet att ta ansvar för sin hälsa och vara förberedda inför mötet med vården. Datorn ska därför i första hand erbjuda åtkomst till Landstinget Kronobergs egna webbsidor och sidor med närliggande kvalitetssäkrat innehåll, till exempel 1177.se. Fri surfning på Internet tillåts endast i vissa fall – om det har särskild betydelse för de patienter som väntrummet är till för.
Om ni väljer att använda ovanstående medier i väntrummet är det också viktigt att tänka på att skärmen bör placeras i ögonhöjd och på ett sätt så att patienter kan gå närmre skärmen vid behov. Eventuell patientdator ska vara placerad så att den är lättåtkomlig för alla.
Skyltar
All skyltning ska följa Landstinget Kronobergs fastställda skyltprogram.
Otillåten information i väntrummen
Det är inte tillåtet att lägga ut eller sätta upp information som:
- strider mot landstingets verksamhet
- upplyser om metoder och preparat som är oförenliga med vetenskap och beprövad erfarenhet
- innebär reklam för eller information om läkemedel eller sjukvårdsprodukter
- innebär reklam för produkter eller tjänster där landstinget inte är intressent
- har karaktären av namninsamling
- har karaktären av penninginsamling
- är av opinionsbildande karaktär
- är av religiös karaktär (ej sjukhuskyrkan)
- är från privata vårdgivare som landstinget inte samarbetar med
- innebär privat annonsering
Presentation av information i väntrum
All landstingsproducerad information bör presenteras tillsammans för att ge besökaren ett så enhetligt intryck som möjligt. För att lätt kunna överblicka informationsmaterialet och underlätta uppdateringsarbetet, bör landstingets trycksaker ha rubriken placerad i ovankant och vara försedda med publiceringsdatum.
Tillgänglighet
Enligt de övergripande nationella målen för handikappolitiken (prop.1999/2000:79) och landstingets handikappolitiska program är målsättningen att alla publika lokaler och dess informationsmaterial ska vara tillgängliga för personer med olika former av funktionsnedsättningar före år 2010. ”Information ska utvecklas så att den blir lika tillgänglig för personer med funktionsnedsättningar som för andra.”
För att så många som möjligt ska kunna tillgodogöra sig den information som finns, rekommenderas följande:
- använd väggställ för att presentera informationsmaterialet, i den mån det är möjligt
- undvik att placera information på receptionsdisken, då det oftast är en för hög placering för exempelvis rullstolsburna
- väggställ och anslagstavlor bör placeras i ögonhöjd, och golvställ bör inte ha broschyrer eller tidningar placerade för högt upp
- inga möbler eller andra föremål får placeras så att de skymmer eller blockerar informationsställen
- eftersträva att inreda väntrummen så ”rent” som möjligt, eftersom det då är lättare att göra besökaren uppmärksam på den information som finns
- kontakta gärna landstingets handikappenhet för ytterligare råd i tillgänglighetsfrågor
Skötsel av väntrummet
Varje mottagning bör utse en kontaktperson som ansvarar för att väntrummet sköts på ett bra sätt och att informationsutbudet är aktuellt. Kontaktpersonen kommer även att vara informationsfunktionens kontaktväg för information om nyheter och andra förändringar som gäller väntrumsinformationen. Respektive avdelningschef ansvarar för att en kontaktperson utses för väntrummet och att informationsfunktionen meddelas.
Leverantör presentationsinredning
Väntrummen ser väldigt olika ut, vilket kräver en flexibel presentationslösning för väntrumsinformationen. Upphandlingsavdelningen har inköpsinformation för verksamheter för kontaktinformation till leverantör av möbler som rekommenderas av Landstinget Kronoberg.
Regler som styr
Landstingets Kronobergs: