Inom Landstinget Kronoberg används olika hjälpmedel för kommunikation och informationshantering såsom e-post, webb, telefon, telefax, sociala medier. Syftet är att förbättra service och nytta, underlätta kommunikation och delaktighet för patienter, medborgare, medarbetare, studenter, jobbsökande, förtroendevalda och samverkande myndigheter.
All användning av dessa hjälpmedel ska präglas av god ton och respekt för patientsekretess och varje människas integritet. Användningen ska följa gällande lagar, förordningar och interna riktlinjer. Var därför källkritisk och använd endast kvalitetssäkrad information i tjänsten.
Material som är skyddat med upphovsrätt får inte utan tillstånd publiceras via landstingets datorer.
E-post som skickas via arbetsadressen, cookies (avtryck/historik på webben) och loggar som visar besökta hemsidor samt inlägg i sociala medier, är i de flesta fall allmän handling och ska i sådana fall lämnas ut på begäran, efter prövning. Arbetsgivaren har rätt att kontrollera all e-post och loggar för besökta hemsidor. För annan loggning, till exempel i vårdinformationssystemet, finns speciella riktlinjer.
Medier som tillhandahålls som arbetsredskap får endast användas privat i mindre omfattning. Det ska ske med gott omdöme och får inte störa ordinarie arbetsuppgifter/verksamhet eller innebära merkostnader för arbetsgivaren.
Typer av e-post
Landstinget använder två typer av elektroniska brevlådor, funktionsbrevlådor och individuella brevlådor. Varje klinik/vårdcentral/motsvarande ska ha en officiell funktionsbrevlåda. Likaså bör viktiga funktioner som till exempel chefläkare och patientnämnden ha en funktionsbrevlåda. I patientinformation, kataloger och på webbsidor publiceras i första hand funktionsbrevlådor, inte individuella e-postlådor. Post till funktionsbrevlådor och telefax ska bevakas dagligen och hanteras skyndsamt enligt rutiner för diarieföring och arkivering.
Typer av sociala medier
Det finns en mängd sociala medier och de används på olika sätt. Dessutom ändras det sociala medielandskapet ständigt. Vilka sociala medier som är godkända av Landstinget Kronoberg varierar därför från tid till tid. Den som funderar på att använda sig av sociala medier ska därför vända sig till informationsavdelningen för råd och stöd. Verksamhetschefen är den som sedan beställer behörighet till de personer som ska ha tillgång till sociala medier i tjänsten.
Säkerhet
När man hanterar e-post finns alltid en risk för att andra än den avsedda mottagaren kan ta del av meddelandet. Om e-posten innehåller integritetskänsliga personuppgifter eller andra känsliga uppgifter måste man i de allra flesta fall vidta särskilda säkerhetsåtgärder, som till exempel kryptering.
Sekretessbelagd information ska endast skickas elektroniskt via Mina vårdkontakter. Den som tar emot en elektronisk handling, via e-post, sociala medier eller på annan väg, som bedöms som sekretesshandling ska skriva ut på papper och bifoga till journal (eller diariet när det rör ett ärende) via skanning samt därefter radera handlingen i e-postlådan eller det sociala mediet. Se rutin för elektronisk korrespondens från patient.
Ansvar
Chefen ansvarar för att riktlinjerna följs och är kända bland medarbetare, att rutiner upprättas för daglig hantering av inkommande e-post och för aktiviteter i sociala medier.
Innehavare av e-postlåda och sociala medier är skyldig att varje arbetsdag kontrollera innehållet. Den som kontrollerar innehållet avgör om meddelandet är en allmän handling och ansvarar för att det i så fall diarieförs. Under frånvaro bör medarbetaren aktivera frånvarohanteraren och/eller automatiskt vidarebefordra alternativt ge behörighet till någon annan att läsa och åtgärda e-post och sociala medier. För medarbetare i chefsbefattning eller andra nyckelpositioner är detta ett krav.
Följande gäller för den som inom ramen för sin anställning kommunicerar via externa sociala medier:
- Den som kommunicerar via sociala nätverk på arbetstid måste ha en skriftlig överenskommelse om villkoren med sin chef.
- Den som skriver har ett personligt ansvar för innehållet.
- Inlägg ska inte kunna kopplas till en person eller händelse i vården.
- Inga bilder får publiceras utan dokumenterat godkännande från berörda.
Den som publicerar information på extern webbplats/server ansvarar för
- att det ingår i förteckningen över vilka sociala medier Landstinget Kronoberg är aktiva på (Sökväg ”Om webbplatsen”).
- att inloggningsuppgifter finns tillgängliga för informationsavdelningen för att kunna fullgöra krav på utlämnande av allmän handling.
- att bevara en ”ögonblicksbild” av innehållet i det sociala mediet två gånger per år.
- att brottsligt material tas bort, som till exempel hot eller hets mot folkgrupp.
- att samråda med arkivansvarig om gallringsrutin.
Verksamhetschef ansvarar för att konton för e-post, sociala medier och liknande avslutas när de inte längre används.
Regler som styr