Utveckling i flera steg

Cambio Cosmic utvecklas och införs i flera steg:

• Pilot-projekt
• Breddinförande
• Vidareutveckling

Pilot-projekt

Under denna fas byggde vi upp projektorganisationen, utbildade personalen, testade systemets funktioner, godkände leveransen av systemet, utvecklade nya processer och tog fram gemensamma rutinbeskrivningar för det nya IT-stödet. Pilotenheter var medicinkliniken i Växjö samt vårdcentralerna Birka och Teleborg i Växjö. 

Breddinförande

Under denna fas breddinförde vi de grundläggande modulerna i hela sjukvården. Först infördes läkemedel i öppen vård och e-recept. I december 2004 hade vi en gemensam läkemedelslista för hela sjukvården. Därefter infördes resursplanering, vårdadministration, vårddokumentation samt remiss-och svar successivt enhet för enhet. Primärvården var klar i juni 2005.  Införandet inom länssjukvården slutfördes i september 2006. Folktandvården införde läkemedelsmodulen under hösten 2006. I december 2006 var systemet infört även inom psykiatri och rehab och därmed i hela sjukvården. Tidplanen höll.

Under införandet var det viktigt att visa på fördelarna med ett gemensamt system. Några exempel. E-recept och gemensam läkemedelslista fick högsta prioritet av säkerhetsskäl och infördes i hela landstinget på fyra månader. Införandet i primärvården gjordes på nio månader, parallellt med införandet på jourcentralerna och medicinklinikerna. Det gjorde att fördelarna med en gemensam journal direkt blev synlig. Breddinförandet i primärvården tog nio månader.

Under breddinförandet vidareutvecklades de gemensamma rutinerna kring systemet och varje basenhet kompletterade med lokala rutiner där det behövdes. 

Parallellt med införandet deltog vi i Cambios arbete med att förbättra funktionerna i systemet. Flera nya versioner och ett stort antal hotfixar installerades. Vi fick lägga ner stora resurser på leveranskontroller och att säkra kvaliteten i programmet. 

Under denna fas var det även nödvändigt att förbättra systemets prestanda och driftsäkerhet för att breddinförandet skulle kunna slutföras. Läs mer.

Vidareutveckling

Denna fas pågår och påbörjades 2007. Den innebär både en komplettering av våra system och en förbättring av våra processer.

Vi kommer komplettera processstödet i Cosmic med nya funktioner för bl a mödrahälsovård, förlossning, BB, operationsplanering, akutverksamhet, remiss patologi-cytologi, beslutsjournal inom psykiatri samt funktioner för samordnad vårdplanering för en bättre samverkan med kommunernas hemsjukvård. Det kommer även en funktion för att säkert skicka meddelanden om patienter inom hela vården i länet. Vi utökar även vår installation av ambulans-ekg till ett komplett system för ambulansjournal från Ortivus.

Vi drar dessutom igång ett arbete med att vidareutveckla processerna inom redan driftsatta funktioner. Det gör vi genom att i detalj beskriva grafiskt hur processerna nu ser ut efter införandet, precisera målen för processerna och definiera indikatorer (styrtal) för övervakning och uppföljning. Cosmic blir här ett viktigt mätinstrument i processarbetet.

Mätpunkter för ledtider kommer att få stor betydelse för att identifiera flaskhalsar i flödet och för att ta fram åtgärder som behöver vidtas för att vi ska få ett bättre flyt i vården. Rapporter tar vi fram med Business Object. De kommer därefter att användas för benchmarking mellan enheter i landstinget. Vi har nu rapporter som visar hur ledtiden från händelse till signerad anteckning varierar mellan olika enheter, vårdgivarkategorier och typ av anteckning samt om anteckningen har gjorts med eller utan diktering. På samma sätt kommer vi att ta fram ledtider för övriga processer, t ex för olika typer av remisser och för mottagning av akutpatienter. För analysen ska det vara möjligt att bryta ned ledtiden för hela processen i dess olika delar.

I processarbetet fortsätter vi att identifiera problem och behov av förbättringar, såväl när det gäller Cosmic som våra egna rutiner. Riskanalyserna som vi gjort tidigare under införandet kommer att upprepas. Arbetet kommer att resultera i förbättringsförslag och ändringsplaner.

Genom att optimera stödprocesserna till vården så kan vi skapa de bästa förutsättningarna för en bra utveckling av själva vårdprocesserna.

Baserat på processbeskrivningarna kommer vi även fortsätta att utveckla våra testfall som vi använder vid test av nya versioner före uppgraderingar. Detta är mycket viktigt för att minimera risken för att patientsäkerheten försämras vid en uppgradering.

Ett annat viktigt perspektiv när det gäller att förbättra IT-stödet är att utgå från vårdgivarens vardag. Vilka delar är viktigast att förbättra i IT-stödet och våra rutiner för att vårdgivarens arbete ska bli enklare och effektivare. Vilka delar i de uppdrag som vårdgivaren dikterar till läkarsekreteraren att utföra kan förenklas så att de kan utföras direkt och på så sätt förkorta processtiden. T ex planerar vi att införa e-brev senare i höst. Vi behöver också förbättra tillgängligheten när det gäller in- och utloggning i Cosmic för de vårdgivare som förflyttar sig ofta mellan expeditioner och undersökningsrum/behandlingsrum. 

Under vidareutvecklingsfasen kommer vi på olika sätt även arbeta med att utveckla personalens kompetens ytterligare i att använda systemets olika funktioner. Ett exempel är att vi som komplement till skriftliga instruktioner har börjat göra korta instruktionsfilmer på 2-3 minuter som läggs ut på webben. De kan tas fram för olika nyheter i programmet eller för vanliga supportfrågor. De vårdgivare som väljer att själva skriva anteckningar och remisser för att förkorta processtiden kan troligen bli än mer effektiva om de kan sätta av några timmar för att öva upp sin färdighet med vårt program för tangentbordsträning. En liten investering med stor effekt resten av yrkeslivet. För närvarande skriver läkarna ca 20 procent av sina anteckningar själva.

Organisation för projekt och förvaltning

IT-avdelningen ansvarar för att utveckla, förvalta och tillhandahålla Cambio Cosmic som en tjänst till verksamheten. Det gör vi med hjälp av en gemensam organisation för projekt och förvaltning.

För varje modul eller process bildade vi en arbetsgrupp med företrädare för berörd verksamhet. Initialt har det varit en projektgrupp, men nu har grupperna successivt gått över till att förvalta resp modul eller processtöd. Grupperna har även ansvar för projekt som ingår i vidareutvecklingen av systemet inom resp område.

Ordförande i gruppen är normalt en verksamhetsföreträdare, oftast en läkare. Förvaltare (modulansvarig) och sekreterare i gruppen är en IT-utvecklare från IT-avdelningens VIS-utvecklingsgrupp. Den har sju anställda, varav fem har utbildning och erfarenhet som sjuksköterskor och en som läkarsekretare.   

Vi har följande grupper:

• REKO - resursplanering, konsultationsremiss, vårdåtagande
• VA - Vårdadministration
• VD - Vårddokumentation inkl vårdplaner och digital diktering
• LM - Läkemedel
• RoS - Remiss- och svar
• LINK - Samordnad vårdplanering
• OP - Operationsplanering
• Akutprocessen
• Birth - Mödrahälsovård, förlossning och BB 

Grupperna har följande uppgifter:

• Termer inom området
• Skapa vår standardprocess för modulen
• Kontrollera systemets funktion mot behov
• Utföra leveranskontroll
• Föreslå hur modulen ska konfigureras för våra behov
• Skapa gemensamma dokumentmallar (VD, LM) 
• Komplettera dokumentationen om funktioner och rutiner
• Ta fram utbildningsmaterial
• Genomföra riskanalyser
• Utveckla och rekommendera reservrutiner
• Rutiner för uppdatering med externa register
• Kontrollera och godkänna utdata

Vårddokumentationsgruppen har t ex en viktig uppgift när det gäller att samorda alla termer och sökord i dokumentationsdelen. I första hand använder vi nationella termer där det finns. I gruppen finns företrädare för olika yrkeskategorier samt de större specialiteterna - primärvård, medicin, kirurgi och psykiatri. Övriga adjungeras vid behov. Gruppen samordnar även dokumentationsmallar och blanketter i Cosmic inom hela landstinget.

Cosmic användargrupp

Gruppen har landstingsdirektörens uppdrag att ta fram och föreslå gemensamma riktlinjer för hur de olika modulerna i Cosmic ska användas på ett så patientsäkert och effektivt sätt som möjligt utan onödiga skillnader mellan olika verksamheter. Gruppen har represententer från olika verksamheter och yrken samt fackliga företrädare. Gruppen leds av en chefläkare. Riktlinjerna tas fram i samarbete med VIS-grupper, IT-ansvariga och verksamhetsföreträdare. Riktlinjerna fastställs av landstingsdirektören. Läs mer om de fastställda rutinerna.

Ledningsgrupper

Arbetet i grupperna samordnas av en projektledningsgrupp, numera förvaltningsgrupp för VIS, med lokala projektledare (numera VIS-samordnare), systemförvaltare, modulansvariga (förvaltare) och några av ordförandena i grupperna. Förvaltningsgruppen för VIS rapporterar till landstingets ledningsgrupp med landstingsdirektör och driftenhetschefer.

Samverkan med leverantören

Modulansvarig (förvaltare) ansvarar för att anmäla fel och rapportera förbättringsförslag till Cambio i deras ärendehanteringssystem. Modulansvariga deltar också i olika möten eller grupper som leverantören har för att utveckla eller förbättra produkten. Systemförvaltaren deltar i Cambios förvaltningsråd. IT-chefen företräder landstinget i StyrCa-gruppen, som är Cambios kundstyrgrupp.  

Utdata

Utöver detta finns en förvaltningsgrupp för datalager och Business Objects. Funktionen för att överföra data från Cambio Cosmic till datalagret heter Cambio Intelligence. Inom IT-avdelningens datalagergrupp finns IT-utvecklare och förvaltare för datalager och Business Objects.