Lokalt ansvar för införandet
På varje vårdcentral och klinik bildades en VIS-grupp. VIS betyder vårdinformations- system. Gruppens uppgift var att planera införandet, kartlägga aktuella rutiner samt diskutera och beskriva hur Cambio Cosmic ska användas på enheten. Vid driftstarten var den dessutom ett stöd för arbetskamraterna. Efter driftstarten har den en viktig uppgift att följa upp och anpassa de lokala rutinerna. Gruppen är utsedd av verksamhetschefen. I gruppen finns en företrädare för varje yrkeskategori inom den aktuella vårdenheten. En av dessa är utsedd till VIS-ansvarig för enheten. Inom länssjukvården finns även övergripande VIS-grupper för samordning mellan motsvarande specialiteter i Växjö och Ljungby.
Införandestöd
Inom IT-avdelningen finns en VIS-servicegrupp med IT-utbildare. Gruppen var under bredd- införandet 14 anställda fördelat på 10 sjuk- sköterskor, tre läkarsekreterare och en sjuk- gymnast. Fr o m 2008 har gruppen åtta fasta tjänster.
Utbildarna har en gedigen erfarenhet från olika delar av sjukvården. Gruppen ansvarar för införandeplanering, systemadministration, introduktion, utbildning, på-platsen-stöd vid driftstart samt support på Cambio Cosmic. För varje vårdenhet utsågs en installationsansvarig.
Arbetet startade med att VIS-gruppen utbildades under tre dagar i hela Cosmic. Vid behov fick hela personalen dessutom en halvdags introduktion i föreläsningsform.
Införandet förbereddes av installationsansvarig och VIS-ansvarig samt den lokala projektledaren för den driftenhet som vårdenheten tillhör, t ex närsjukvården eller länssjukvården. I förberedelsearbetet medverkade vid behov även de som ansvarar för respektive modul i systemet. Det är IT-utvecklare som ingår i IT-avdelningens VIS-utvecklingsgrupp. De har samtliga lång egen erfarenhet från arbete i sjukvården.
Konfigurationsplanen säkrade ett bra införande
För varje installation togs en konfigurationsplan fram enligt en särskild mall. Det är en checklista för beställning av bl a enheter, användare, behörigheter, kontaktkoder, kassaställen, sängplatser, vårdtjänster, resurser i tidbok, klassifikationskoder, inställningar av funktioner i vissa moduler, sökord, dokumentationsmallar, kallelsemallar, brevmallar, enheter som ska kunna skicka remisser och ta emot svar.
Rutinerna för medicinsk service förbereddes tillsammans med företrädare för lab. Det omfattade bl a märkning av provrör, hantering av svar, utformning av analyspaket som ska kunna beställas, registrering av analyser som ska kunna tas lokalt på den egna enheten och beställning av etikettskrivare. Med modulansvarig gjordes inställningar i Cosmic för hur svar ska tas emot och presenteras.
Med konfigurationsplanen som underlag la ansvarig för behörighets- funktionen upp behörighetsgrupper samt sk arbetsenheter för inloggning. De är en paketering av menyer, urval och förval för en viss enhet. Därefter la installationsansvarig upp användare och behörigheter.
Önskemål om nya sökord, dokumentationsmallar, blanketter och listor hanterades av modulansvarig för vårddokumentation, som ansvarar för att samordna detta i hela landstinget. Blanketterna byggs med Adobe Professional. Listor för utskrift skapas med hjälp av Crystal Report. Mallar för brev och kallelser för enheten skapas av utbildarna med hjälp av Crystal Report.
Ansvariga på vårdenheten la upp tidböcker i Cosmic med hjälp av installations- ansvarig.
Vårdkontakter konverterades till det nya systemet
I förberedelsearbetet ingick också att planera, anpassa och testa konverteringen av vårdkontakter från det gamla systemet Cambio 2000 till Cambio Cosmic. För att övergången skulle kunna göras med ett så kort avbrott som möjligt konverterades gamla data några dagar före driftstarten. Data för de sista dagarna konverterades på natten före driftstarten.
Cambio 2000 var ett patientadministrativt system som var infört på nästan samtliga vårdenheter i landstinget. Två av vårdcentralerna gick över från VAS, som var utvecklat av landstinget i Norrbotten. En av vårdcentralerna använde tidigare Profdoc. Vi har inte konverterat databaserna för VAS och Profdoc. Vi har i stället planerat att föra över informationen till det digitala arkivet Comprima och göra den läsbar på samma sätt som gäller för gamla skannade pappersjournaler.
Grundutbildning
Utbildningen planerades tillsammans med lokala projektledare och VIS-ansvariga. För utbildning finns en särskild utbildningsmiljö i systemet som VIS-gruppen använde i sitt förberedelsearbete och som användarna efter utbildningen kunde öva sig i inför driftstarten.
Hur lång grundutbildning som varje användare fick berodde på vilka arbets-uppgifter som användaren hade. IT-avdelningen tillhandahöll följande utbildning på de olika modulerna:
- Vårdadministration 0,5 dag
- Resursplanering 0,5 dag
- Schema 0,5 dag
- Vårddokumentation 0,5-1,0 dag
- Remiss- och svar 0,5 dag
- Läkemedel 0,5 dag
För nyanställda som behöver utbildning efter driftstarten så har vi även en kortare grundutbildning på 0,5 + 05 dag.
På-platsen-stöd vid driftstarten
Vid driftstarten och någon dag därefter fanns alltid IT-utbildare på plats för att hjälpa användarna igång och för att direkt hantera de problem som kunde uppstå.
Vid driftstarten och den närmaste tiden därefter var det viktigt att VIS-gruppen hade möjlighet att vara ett stöd på platsen för användare som behövde extra stöd. Alla vårdenheter har en dataprojektor som ska kunna användas dels vid ronder, men även vid löpande information och uppföljning internt inom enheten.
Det måste vara lätt att få support
Som ytterligare stöd till användarna tillhandahåller vi support på Cambio Cosmic dygnet runt. VIS-supporten är öppen vardagar kl 07.00-17.00. Supporten har beredskap vardagar kl 17.00-07.00 samt helgdagar hela dygnet. Dagtid är supporten bemannad med en till tre IT-utbildare beroende på hur många som ringer. Supporten kan direkt ge support genom fjärrstyrning av användarens persondator. Det gäller även under beredskap.
Det finns även en IT-support tillgänglig dygnet runt för mer tekniska problem.
Uppföljning
En tid efter driftstart fick alla användare ett erbjudande om en halvdags uppföljning av grundutbildningen.
Efter det att enheten hade varit i gång en längre tid så erbjöd vi en på-platsen-uppföljning. Det innebär att en IT-utbildare kom ut till vårdenheten och direkt följde upp hur användarna använde systemet under en halvdag. Därefter gick utbildaren igenom med personalen vad som kommit fram och tipsade om nya sätt att hantera Cosmic. Utbildarna ska även kunna förmedla tips och idéer mellan olika enheter. Detta är viktigt eftersom Cambio Cosmic är ett gränsöverskridande processtöd. Därför arbetar utbildarna med stöd till alla delar av sjukvården. Efter den första uppföljningen upprepas uppföljningen efter behov och i olika former. En bra form är även att en utbildare deltar t ex en halvtimma på ett klinikmöte med läkarna.
Information och utbildning vid uppgraderingar
Vid uppgraderingar som samtidigt berör 4 500 användare är det svårt att vid samma tidpunkt tillhandahålla en bra information och utbildning till alla om nyheter i programmet. Vissa ändringar kräver också att de lokala rutinerna anpassas. Hittills har alla fått skriftliga instruktioner via e-post och webb. Vid några tillfällen har VIS-grupperna fått en visning i storgrupp. Tanken är att VIS-ansvariga ska komplettera med information om hur arbetet påverkas på den egna enheten.
Som komplement till skriftliga instruktioner har vi börjat göra korta instruktionsfilmer på 2-3 minuter som läggs ut på webben. De kan tas fram för olika nyheter i programmet eller för vanliga supportfrågor.
En stor satsning på förarbete och utbildning
Som underlag för beslutet 2003 om att införa Cambio Cosmic gjorde vi en kalkyl på hur mycket tid som VIS-grupper och användare skulle behöva sätta av för förberedelsearbete och utbildning. Den slutade på totalt 220 årsarbetare, vilket då motsvarade ca 89 milj kronor. Vi har inte gjort någon uppföljning, men vi har följt planen så troligen stämmer utfallet med kalkylen. Totalt betyder det att vi har gjort en betydande insats för att förbereda systemet för verksamhetens behov och för att utbilda vår personal.