Lunchföreläsning: Modell för processgenomgångar

Lunchföreläsning den 16 november 2010 under kvalitetsveckan med Björn Hedberg, Thomas Dahl och Lena Yngvesson, servicecentrum.

Redan innan centrumbildningen den 1 juni 2010 startade dåvarande landstingsservice ett kvalitetsarbete och kvalitetssäkring genom ISO-certifiering. Arbetet startades med hjälp av en konsult men nu bedrivs arbetet på egen hand med stöd av Björn Hedberg, Thomas Dahl och Lena Yngvesson. Målet med arbetet är ständig förbättring.

Anledningen till att man jobbar med certifiering är också för att uppfylla kundkraven och kvalitetssäkra arbetsflöden och processer.

Processer ska vara värdeskapande

Vad är då en process? Gruppen har tagit fram en definition som lyder: en kedja av aktiviteter, med start och slut, som i ett återkommande flöde skapar värde för kunden. Ett exempel kan vara rekrytering.

Viktigt att påpeka är att alla processer utgår från kunden (eller motsvarande) – inte funktion eller enhet. Processer finns oavsett om vi ger dem någon uppmärksamhet eller inte och de bryr sig inte om några organisatoriska gränser. Tvärtom går de ofta genom flera enheter inom organisationen. Gruppen konstaterar att eftersom processerna finns så är det bra att jobba med dem för att göra dem så bra som möjligt. Bäst gör man det i samverkan mellan enheter.

”Företaget gick i konkurs trots min avdelnings strålande resultat.” Det spelar ingen roll hur bra vi gör saker om vi gör fel saker. Det vi gör ska vara värdeskapande. Annars skapar vi bara slöseri i form av överproduktion, väntan, lagerhållning, onödiga förflyttningar, omarbete, överarbete, transporter och outnyttjad kreativitet hos medarbetarna.

Processgenomgångar – ett hjälpmedel för ständiga förbättringar

I processgenomgången preciserar man vad man vill uppnå/leverera. Då upptäcker man om det är rätt saker man ägnar sig åt. Det blir också lättare att identifiera avvikelser och därmed förbättringsområden. Ansvar och roller blir tydliga.

Gruppen skickar med några saker att tänka på vid processgenomgångar:

• Vad är målet?
• Hur ser det ut i dag?
• Vad styr och vad stöder processen?
• Vilka krav och förväntningar har intressenterna?
• Vem är processägare och vem ansvarar för de olika aktiviteterna?
• Vad kan bli fel och hur allvarligt är det?
• Har vi levererat det vi har lovat?

Ett lyckat resultat kräver engagemang, tid för reflektion och förbättringsarbete, interna och externa revisioner, avvikelserapporter och förbättringsförslag.